In het BOE-nummer 257 van 27 oktober 2021 werd het Koninklijk Besluit 2021 van 26 oktober gepubliceerd, waarin de verplichtingen voor documentatie en informatie worden vastgesteld voor natuurlijke of rechtspersonen die accommodatiediensten verlenen.

De belangrijkste vernieuwingen zijn:

1. De oprichting van een nieuw geünificeerd platform voor heel Spanje, waardoor de vorige platforms buiten werking worden gesteld.
2. De informatie die aan de autoriteiten moet worden verstrekt, is aanzienlijk toegenomen en zal niet altijd eenvoudig te verkrijgen zijn (zie bijlagen). Bijvoorbeeld, alle gegevens van de transactie moeten worden opgenomen, en als er met een creditcard wordt betaald, moet het kaarttype, het nummer en de vervaldatum worden vermeld, of de IBAN-gegevens moeten worden verstrekt in geval van betaling via bankoverschrijving.

Dit nieuwe platform heet SES.HOSPEDAJES en de verplichte implementatie ervan is, na meerdere vertragingen, gepland vanaf 31 januari 2024.

Wie moet de invoerformulieren invullen en tot welke leeftijd moeten reizigers worden geregistreerd?

Artikel 4 definieert al deze kwesties:

1. De exploitanten van accommodatiediensten die onder het toepassingsgebied van deze norm vallen, verzamelen de gegevens van de gebruikers ervan om te registreren en de benodigde communicatie te verzorgen voor de naleving van de wettelijke verplichtingen die zijn vastgelegd in dit koninklijk besluit.
2. Invoerformulieren voor het gebruik van accommodatiediensten moeten worden ondertekend door alle personen ouder dan veertien jaar die er gebruik van maken, volgens het systeem en model dat wordt vastgesteld. In het geval van personen jonger dan veertien jaar worden hun gegevens verstrekt door de volwassene waarmee ze reizen.
3. De invoer- en registratieformulieren worden verstrekt door de accommodatie, die verantwoordelijk is voor de nauwkeurigheid van de verstrekte gegevens, zodat deze overeenkomen met de documenten of systemen die de identiteit van de personen aantonen, die moeten worden getoond of verstrekt door de gebruikers van deze diensten.

Wees voorzichtig bij het vragen om een kopie van het identiteitsbewijs, aangezien er een uitspraak is van de Gegevensbeschermingsautoriteit die aangeeft dat alleen het origineel kan worden bekeken om de gegevens te verifiëren.

Wat moet er gebeuren met de invoerformulieren voor reizigers? Hoelang moeten de documenten worden bewaard?

Artikel 5 maakt onderscheid tussen professionele en niet-professionele partijen om aan te geven dat:

1. De verplichte partijen moeten een elektronisch register bijhouden waarin de gegevens staan die worden vermeld in bijlage I en II, afhankelijk van de uitgeoefende activiteit, inclusief, indien van toepassing, de gegevens van personen jonger dan veertien jaar.
2. De verplichte partijen moeten de gegevens van hun gebruikers registreren en bewaren, zoals vermeld in bijlage I en II, zoals verzameld tijdens de uitoefening van hun activiteit, volgens de vastgestelde voorwaarden.
3. De gegevens in het elektronische register moeten worden bewaard gedurende een periode van drie jaar vanaf de voltooiing van de geleverde dienst of prestatie.
4. Partijen die accommodatiediensten verlenen op niet-professionele basis zijn vrijgesteld van de verplichtingen voor documentatie en gegevensbehoud zoals bepaald in dit artikel, en ze zijn alleen onderworpen aan de communicatieverplichtingen zoals beschreven in het volgende artikel.

Wanneer moeten de invoerformulieren voor reizigers worden verstrekt?

Er heeft een belangrijke wijziging plaatsgevonden en deze moeten worden verstrekt binnen 24 uur na de reservering en bij aanvang van de diensten.

En wat gebeurt er als de reservering wordt geannuleerd?

Alle annuleringen moeten worden gemeld, wat zal resulteren in aanzienlijk meer tijd die wordt besteed, vooral voor makelaars.

Wanneer moet ik me aanmelden bij het platform?

Dit moet binnen maximaal 10 dagen nadat u alle vergunningen en licenties voor uw activiteit heeft verkregen. In het geval van niet-professionals geldt dit vanaf het moment dat u zich heeft geregistreerd bij het register voor toeristische of toeristische accommodaties, afhankelijk van de benaming van elke gemeenschap.

Dit wordt allemaal gereguleerd in artikel 6, verplichtingen met betrekking tot communicatie, als volgt:

1. Voordat de activiteit begint en volgens de vastgestelde procedure, moeten verplichte partijen de bevoegde autoriteiten de gegevens melden zoals vermeld in de punten 1 en 2 van bijlage I of B, of in punt 1 van bijlage II, afhankelijk van de uitgeoefende activiteit. Een wijziging in een van deze gegevens vereist een nieuwe melding. (Hieronder zullen we deze bijlagen vermelden.)
2. De verplichtingen zoals beschreven in het voorgaande punt moeten worden uitgevoerd binnen tien dagen na het voltooien van de administratieve procedures die in elk geval vereist zijn voor de uitoefening van de activiteit, en in elk geval voorafgaand aan de effectieve uitoefening ervan.
3. Daarnaast moeten de verplichte partijen onmiddellijk gegevens over de uitoefening van hun activiteit doorgeven aan de bevoegde autoriteiten zoals vermeld in punten 3 en 4 van bijlage I of B, of in punten 2, 3, 4 en 5 van bijlage II, afhankelijk van de uitgeoefende activiteit. Deze communicatie moet onmiddellijk plaatsvinden, en in ieder geval binnen 24 uur, respectievelijk, na de volgende gebeurtenissen:

a) Bij het maken van de reservering of het sluiten van het contract, of in geval van annulering.

b) Bij aanvang van de geboekte diensten.

4. De communicatie zoals beschreven in dit artikel vindt plaats via elektronische procedures. Partijen die accommodatiediensten verlenen op niet-professionele basis zijn vrijgesteld van de verplichtingen voor documentatie en gegevensbehoud zoals bepaald in dit artikel, en ze mogen deze uitvoeren volgens de vastgestelde procedures.

Dit zijn de bijlagen waarin alle benodigde informatie wordt vermeld:

BIJLAGE I

Gegevens te verstrekken bij de uitoefening van accommodatiediensten

A) Gegevens te verstrekken in het geval van professionele uitoefening van de activiteit.

1. Gegevens van het verhuurbedrijf

a) Naam of bedrijfsnaam van de eigenaar.

b) CIF of NIF.

c) Gemeente.

d) Provincie.

e) Vaste en/of mobiele telefoon.

f) E-mailadres.

g) Bedrijfswebsite.

h) URL om de advertentie te identificeren.

1. Gegevens van de accommodatie

a) Soort accommodatie.

b) Naam.

c) Volledig adres.

d) Postcode.

e) Plaats en provincie.

1. Gegevens van de reizigers

a) Naam.

b) Eerste achternaam.

c) Tweede achternaam.

d) Geslacht.

e) Identiteitsdocumentnummer.

f) Documentnummer ondersteunen.

g) Soort document (ID-kaart, paspoort, verblijfsvergunning).

h) Nationaliteit.

i) Geboortedatum.

j) Plaats van gewoonlijke verblijfplaats.

• Volledig adres.
• Plaats.
• Land.

k) Vaste telefoon.

l) Mobiele telefoon.

m) E-mailadres.

n) Aantal reizigers.

o) Verwantschapsrelatie tussen de reizigers (indien een van hen minderjarig is).

1. Gegevens van de transactie

a) Gegevens van het contract.

• Referentienummer.
• Datum.
• Handtekeningen.

b) Gegevens van de uitvoering van het contract.

• Datum en tijd van aankomst.
• Datum en tijd van vertrek.

c) Gegevens van het onroerend goed.

• Volledig adres.
• Aantal kamers.
• Internetverbinding (ja/nee).

d) Betalingsgegevens.

• Type (contant geld, creditcard, betalingsplatform, bankoverschrijving…).
• Identificatie van het betalingsmiddel: type kaart en nummer, IBAN-bankrekening, mobiele betaaloplossing, andere.
• Naam van de betaler.
• Vervaldatum van de kaart.
• Betaaldatum.

BIJLAGE II

Gegevens te verstrekken in het geval van niet-professionele uitoefening

1. Gegevens van de eigenaar van het onroerend goed

a) Naam.

b) Eerste achternaam.

c) Tweede achternaam.

d) Geslacht.

e) Identiteitsdocumentnummer.

f) Soort document (ID-kaart, paspoort, verblijfsvergunning).

g) Nationaliteit.

h) Geboortedatum.

i) Vaste en/of mobiele telefoon.

j) E-mailadres.

1. Gegevens van het onroerend goed

a) Volledig adres en postcode.

b) Plaats.

c) Land.

d) Aantal kamers.

e) Internetverbinding (ja/nee).

1. Gegevens van de reizigers

a) Naam.

b) Eerste achternaam.

c) Tweede achternaam.

d) Geslacht.

e) Identiteitsdocumentnummer.

f) Soort document (ID-kaart, paspoort, verblijfsvergunning).

g) Nationaliteit.

h) Geboortedatum.

i) Plaats van gewoonlijke verblijfplaats.

• Volledig adres.
• Plaats.
• Land.

j) Vaste telefoon.

k) Mobiele telefoon.

l) E-mailadres.

m) Aantal reizigers.

n) Verwantschapsrelatie tussen de reizigers (indien een van hen minderjarig is).

1. Gegevens van de transactie

a) Gegevens van het contract.

• Referentienummer.
• Datum.
• Handtekeningen.

b) Gegevens van de uitvoering van het contract.

• Datum en tijd van aankomst.
• Datum en tijd van vertrek.

c) Gegevens van de betaling.

• Type (contant geld, creditcard, betalingsplatform, bankoverschrijving…).
• Identificatie van het betalingsmiddel: type kaart en nummer, IBAN-bankrekening, mobiele betaaloplossing, andere.
• Naam van de betaler.
• Vervaldatum van de kaart.
• Betaaldatum.